Cách trộn văn bản từ excel sang word 2010

     

Trộn thư (Mail Merge vào excel) là 1 công cố gắng vô cùng tiết kiệm thời hạn khi buộc phải gửi một lượng thư lớn. Nó giúp bạn lập cập tạo một lá thư, e-mail hay tựa thư trong Word bằng cách hợp nhất thông tin bạn bao gồm trong trang tính Excel. Học excel nâng cao Online đã cung cấp cho bạn tổng quan liêu của tính năng này và lí giải trộn thư theo từng bước.

Bạn đang xem: Cách trộn văn bản từ excel sang word 2010


Nền tảng trộn thư:

Trộn thư (mail merge trong excel) rất có thể trông nặng nề khăn, mà lại trên thực tế quá trình này khá đối kháng giản.

Dể giúp cho bạn hiểu sâu hơn, quá trình trộn thư tất cả 3 tài liệu:

Văn bản Word chứa mã ứng cùng với từng phần rứa thể.Tệp nguồn trộn thư Excel chứa tin tức người nhận, mỗi hàng là một trong người nhận.Bản Word cuối cùng với thư, email, phong bì hoàn chỉnh.

 Chuẩn bị trang tính Excel cho trộn thư:

Khi các bạn trộn thư (mail merge trong excel), tệp Excel sẽ được kết nối với tư liệu trộn thư của Word. Microsoft Word đã lấy tên, địa chỉ cửa hàng và các cụ thể khác của tín đồ nhận trực tiếp từ bảng tính Excel.Vì vậy, trước khi bắt đầu, hãy chắc chắn rằng tệp Excel đã có toàn bộ thông tin bạn có nhu cầu bao gồm tên, họ, lời chào, mã bưu điện, địa chỉ… Nếu bạn có nhu cầu thêm nhiều địa chỉ cửa hàng liên hệ hoặc thông tin khác, các bạn nên đổi khác hoặc bổ sung bên trang tính Excel trước khi trộn thư.Những điều quan trọng cần kiểm tra:Các cột trong bảng tính Excel phải khớp với các phần bạn muốn sử dụng lúc trộn thư. Ví dụ: nếu bạn có nhu cầu xưng hô với người đọc bởi Tên, hãy chắc chắn là đã chế tác hai cột họ và tên riêng biệt biệt. Nếu bạn muốn sắp xếp tên bạn nhận theo bang hoặc thành phố, xác minh rằng bạn đã sở hữu hai cột Bang và tp riêng biệt.Nếu tệp Excel bao hàm ngày, giờ, cực hiếm tiền tệ hoặc mã bưu điện ban đầu hoặc kết thúc bằng 0, hãy định dạng đúng số, số ngày và đơn vị chức năng tiền tệ.Nếu chúng ta tạo trang tính Excel bằng cách nhập tin tức từ tệp .csv hoặc tệp .txt, hãy áp dụng Text Import Wizard.

Cách trộn thư trường đoản cú Excel sang Word:

Khi chấm dứt và khám nghiệm lại trang tính Excel, chúng ta đã chuẩn bị để trộn thư. Trong lấy một ví dụ này, bọn họ sẽ trộn thư cùng với một list người nhấn trong Wrd 2010, tương tự cho Word 2013.

Nếu chúng ta đã soạn thư sẵn một lá thư, bạn cũng có thể mở một tư liệu Word hiện nay có, hoặc tạo nên một tài liệu mới.Chọn loại trộn thư bạn muốn. Vào thẻ Mailings > Start Mail Merge và lựa chọn kiểu trộn thư – thư (Letters), email (E-mail Messages), tem thư (Labels…), phong bì (Envelopes…) hoặc tài liệu (Normal Word Document). Vào ví dụ, chúng ta chọn Letters.

*

Chú ý. ví như tùy lựa chọn MS Excel Worksheets via DDE (*.xls) ko hiển thị, khắc ghi chọn Select All ở góc dưới bên trái.

Nhấn vào Entire Spreadsheet, với OK.

*

Bây giờ bạn có thể tiếp tục trộn thư như phương pháp thông thường.

Chú ý. Phòng phòng ngừa những thông tin hiển thị những lần bạn mở tệp dữ liệu, bỏ chọn Confirm file format conversion on open (Word Options >Advanced >General) sau khoản thời gian kết nối với list thư.

Định dạng ngày tháng, giờ, số với tiền tệ khi trộn thư trong Word

Nếu bạn muốn định dạng số, ngày tháng hay tiền tệ theo nhiều cách thức khác cùng với tệp mối cung cấp trộn thư Excel, chúng ta có thể thực hiện trực tiếp vào văn bạn dạng Word.

Chọn vùng trộn thư muốn đổi khác định dạng. Chúng có thể là Date, Currency, Percent hoặc các vùng khác.Nhấn Shift + F9 để hiển thị mã vùng. Ví dụ, chúng ta chọn vùng Currency, các bạn sẽ thấy MERGEFIELD CURRENCY.Thêm trong những mã hình trong những bảng bên dưới đây. Ví dụ, nếu bạn có nhu cầu 3000 xuất hiện thêm thành $3000, thêm # $,0 cùng mã sau đang hiển thị: MERGEFIELD CURRENCY# $,0Nhấn F9 để cập dấn vùng. Tiếp đến nhấn Shift + F9 để xem kết quả.

Xem thêm: Cách Làm Nhãn Nhục - Từ Nhãn Tươi Và Các Món Ăn Ngon Từ Nhãn Nhục

Định dạng số lượng, đơn vị tiền tệ và phần trăm

Mã hìnhMã vùng đầy đủVí dụMô tả
# 0MERGEFIELD CURRENCY# 03000Làm tròn số
# ,0MERGEFIELD CURRENCY# ,03,000Làm tròn số với phân sách phần ngàn bởi dấu phẩy
# ,0.00MERGEFIELD CURRENCY# ,0.003,000.00Số đựng hai chữ số thập phân và phân làn phần ngàn bằng dấu phẩy
# $,0MERGEFIELD CURRENCY# $,0$3,000Làm tròn đô la với dấu phẩy ngăn cách phần ngàn
# $,0.00MERGEFIELD CURRENCY# $,0.00$3,000.00Dollar chứa hai chữ số thập phân và phân cách phần ngàn bằng dấu phẩy
# “$,0.00;($,0.00);’-‘”MERGEFIELD CURRENCY# “$,0.00;($,0.00);’-‘”($3,000.00)Kí hiệu độ-la, lốt ngoặc tức là số âm cùng một dấu gạch nối đến giá trị 0
# 0.00%MERGEFIELD PERCENT# 0.00%1.00%Phần trăm cất hai chữ số thập phân
# 0%MERGEFIELD PERCENT# 0%1%Làm tròn phần tram

 Chú ý. Thay vì chưng kí hiệu $, bạn cũng có thể thay bởi ký hiệu tiền tệ không giống € hoặc £.

Định dạng ngày tháng và thời gian

Mã hình Ngày tháng/Thời gianVí dụ

“HH:mm:ss”
10:45:32

Bạn hoàn toàn có thể sử dụng d, M, y cho một ngày tháng với giờ, tuy nhiên nhớ rằng M đại diện cho tháng còn m đại diện cho phút.

Thay đổi format của ngày tháng cùng giờ hiện nay tại:

Nếu bạn thêm vùng DATE TIME hiển thị thời hạn hiện trên trong văn bạn dạng trộn thư, bạn có thể thay đổi định dạng của chúng.

Chọn vùng Date hoặc Time bạn có nhu cầu thay đổi định dạng.Nhấn Shift + F9 để hiển thị mã vùng. Nếu bạn chọn vùng Date, bạn sẽ thấy DATE
“M/d/yyyy”
Nhấp buộc phải vào vùng và lựa chọn Edit Fields từ danh sách tùy chọn.

*

Trong hộp thoại Field, bảo đảm rằng ô Field names được định hình Date. Chọn định dạng mong muốn trong Date formats với nhấn OK.

*

Chú ý. Nếu bạn muốn giữ nguyên định dạng khi cập nhật, khắc ghi chọn Preserve formatting during updates ở góc trái dưới cửa sổ hộp thoại.

Phím tắt Mail Merge:

Phím tắtChức năng
Alt + F9Mở tất cả khu vực cần điền và hiệu quả trong văn bản trộn thư
Shift + F9Hiện ra mã của những chỗ trống
F9Cập nhật vị trí trống được chọn. đặt bé trỏ vào bất kể ô trống nào với nhấn F9 nhằm cập nhật
F11Đến chỗ trống bắt buộc điền sau
Shift + F11Đến chỗ trống bắt buộc điền trước
Alt + Shift + EChỉnh sửa văn bản trộn thư. Chú ý: vấn đề này sẽ ngắt liên kết giữa tệp Excel cùng văn phiên bản Word, nguồn trộn thư sẽ không tự động hóa cập nhật nữa.
Alt + Shift + FChèn vùng trộn thư mới từ mối cung cấp trộn thư
Alt + Shift + MIn văn phiên bản trộn thư
Ctrl + F9Chèn thêm một chỗ trống
Ctrl + F11Khóa địa điểm trống đề nghị điền. Tác dụng sẽ ko được cập nhật khi thông tin nguồn của Excel thay đổi.
Ctrl + Shift + F11Mở khóa nơi trống yêu cầu điền. Tác dụng chỗ trống đang được cập nhật lần nữa.
Ctrl + Shift + F9Bỏ link chỗ trống yêu cầu điền. Vị trí trống sẽ tiến hành xóa vĩnh viễn khỏi văn phiên bản và thay thế bằng giá trị hiện tại hiển thị dưới định dạng bình thường.
Alt + Shift + DChèn ngày tháng hiển thị theo ngày tháng hiện nay tại
Alt + Shift + PChèn số trang
Alt + Shift + TChèn thời gian hiển thị theo thời hạn hiện tại
Alt + Shift + LChèn số sản phẩm công nghệ tự

Mong rằng với bài viết này, sẽ giúp đến các bạn có thể tạo thư tự động hóa từ tài liệu Excel sang trọng Word – nhân tài trộn thư Mail Merge một cách dễ dàng nhất. Để có thể trau dồi kiến thức từ cơ bản đến nâng cao về Excel các bạn hãy đăng kí thâm nhập ngay những khóa học word excel cấp tốc với các chuyên viên có nhiều năm khiếp nghiệm về Excel sẽ hướng dẫn các bạn một cách tận tình nhất với giá thành cực hấp dẫn.

Xem thêm: Bỏ Túi 5 Mẹo Nhỏ Hướng Dẫn Cách Quay Phim Đẹp Bằng Điện Thoại Đẹp Đến Từng

Nguồn: Ablebits, dịch với biên tập bởi duhoctop.vn Online.

Ngoài ra để áp dụng Excel vào quá trình một cách hiệu quả thì chúng ta còn đề nghị sử dụng giỏi các hàm, các công gắng khác của Excel:

Một số hàm cơ bạn dạng thường gặp gỡ như:

SUMIF, SUMIFS nhằm tính tổng theo một điểm kiện, những điều kiệnCOUNTIF, COUNTIFS nhằm thống kê, đếm theo một điều kiện, những điều kiệnCác hàm xử lý dữ liệu dạng chuỗi, dạng ngày tháng, dạng số…Các hàm dò tìm kiếm tham chiếu Index+Match, hàm SUMPRODUCT…

Một số công cụ hay được dùng như:

Định dạng theo điều kiện với Conditional formattingThiết lập đk nhập dữ liệu với Data ValidationCách đặt Name và áp dụng Name vào công thứcLập báo cáo với Pivot Table…

Rất nhiều kiến thức phải không nào? toàn thể những kỹ năng và kiến thức này chúng ta đều có thể học được trong khóa học EX101 – Excel từ bỏ cơ bản tới siêng gia của học tập Excel Online. Đây là khóa học giúp bạn hệ thống kiến thức và kỹ năng một phương pháp đầy đủ, chi tiết. Hơn nữa không thể có số lượng giới hạn về thời gian học tập nên bạn có thể thoải mái học bất kể lúc nào, tiện lợi tra cứu vãn lại kỹ năng và kiến thức khi cần. Hiện thời hệ thống đang sẵn có ưu đãi siêu lớn cho bạn khi đăng ký tham gia khóa học. Cụ thể xem tại: duhoctop.vn.Online