Cách sử dụng data validation

     

Bên cạnh các phần mềm chuyên được sự dụng cho bài toán phân tích dữ liệu thì Excel - một phần mềm rất gần gũi với bọn họ cũng hoàn toàn có thể thực hiện công việc này. Trong bài viết dưới đây, duhoctop.vn sẽ giới thiệu cho chúng ta về Data Validation vào Excel và cách dùng nó để quản trị tài liệu đầu vào.

Bạn đang xem: Cách sử dụng data validation

Khi họ làm so sánh dữ liệu, thông thường chúng ta sẽ xuất tài liệu ra tự các ứng dụng khác rồi tiến hành phân tích. Nhưng cũng có trường hợp chúng ta sẽ yêu cầu nhập liệu trực tiếp vào Excel. Để vấn đề nhập liệu và thống trị dữ liệu đầu vào trở nên tác dụng hơn thì chúng ta sẽ cần sử dụng đến Data Validation.

Data Validation là gì?

Là một công cụ gồm sẵn của Excel có chức năng cố định dữ liệu ở 1 ô. Khi tài liệu đã được núm định, chúng ta chỉ hoàn toàn có thể nhập được các dữ liệu đã được thắt chặt và cố định cho ô đó, ko nhập được các dữ liệu khác. Cách thức này giúp họ nhập liệu cấp tốc chóng, chính xác.

Để mở được luật Data Validation, chúng ta vào thẻ Data rồi lựa chọn vào mục Data Validation trong nhóm Data Tools:

*

Khi đó các bạn sẽ thấy vỏ hộp thoại Data Validation được lộ diện như vào hình hình ảnh dưới đây:

*

Cách dùng biện pháp Data Validation

Thẻ Setting trong Data Validation

Trong hộp thoại này, ngay tại thẻ Setting đầu tiên, khi các bạn click chuột mục Allow sẽ sở hữu các tùy lựa chọn cho bài toán nhập liệu bao gồm:

Any Values: Dữ liệu bất kỳ (Mặc định - không tồn tại giới hạn hay điều kiện gì)Whole number (Number): Chỉ được cho phép nhập dạng số nguyênDecimal (Number): Chỉ có thể chấp nhận được nhập dạng số nguyên và dạng thập phânDate (Date): Chỉ nhập dữ liệu dạng ngày thángTime (Date): Chỉ nhập dữ liệu dạng giờ, phútText, length: giới hạn độ dài ký kết tự được nhậpCustom: Tùy chọn đk giới hạn (theo công thức)

Tiếp theo, họ sẽ gồm mục Data là những điều kiện về nhập lô ghích khi nhập liệu như sinh sống giữa, cân bằng, khủng hơn, bé dại hơn,… Các chúng ta có thể xem ví dụ trong hình ảnh dưới đây:

*

Các bạn chăm chú là khi bọn chúng ta chuyển đổi tùy lựa chọn ở mục Allow thì đã có một vài tùy lựa chọn phụ khác hiện tại lên. Ví dụ, tại đây khi bọn chúng mình chọn các mục thì gồm thêm mục Source là dùng để làm chọn dữ liệu bổ trợ đến từ một vùng nào đó trong bảng tính Excel của bạn.

*

Thẻ input Message vào Data Validation

Là thẻ dùng để làm thể hiện tại thông điệp lúc bạn dịch chuyển đến một vùng rõ ràng trong Excel.

Ví dụ: Ở đây bọn chúng mình chọn cột tên nhân viên cấp dưới Sale thì vẫn điền input Message là: “Chọn 1 trong những 5 nhân viên”.

*

Khi các bạn di con chuột vào vùng này sẽ có được thông báo như sau:

*

Thẻ Error Alert trong Data Validation

Là tùy chọn khi xảy ra các lỗi trên trang tính của bạn.

*

Ở đây sẽ có 3 tùy lựa chọn bao gồm:

Stop: ngừng lại, không chất nhận được nhập các dữ liệu sai.

Ví dụ: Ở trên đây chúng bạn thích rằng bạn nhập liệu chỉ được phép nhập thương hiệu 5 nhân viên cấp dưới cụ thể. Đầu tiên, chúng mình mở vỏ hộp thoại Data Validation và lựa chọn ở mục Allow là List. Tiếp theo, bọn chúng mình nhập vào mục Source là vùng dữ liệu chứ tên 5 nhân viên viên. Sau đó, chúng mình sẽ sang thẻ Error Alert, chọn Stop rồi điền vào Error Message là “Nhân viên đã bị sai tên”. Khi đó, nếu bạn nhập liệu ko nhập đúng tên nhân viên thì sẽ sở hữu được thông báo như sau:

*
Warning: Đưa ra cảnh báo khi có tin tức sai. Mặc dù nó sẽ không còn dừng câu hỏi nhập thông tin của khách hàng mà bạn cũng có thể bấm Yes để liên tục nhập hoặc bấm No để chuyển sang nhập tin tức đúng.

Xem thêm: Cấu Trúc Và Cách Sử Dụng Help Trong Tiếng Anh, Cách Dùng Help Động Từ Quan Trọng Trong Tiếng Anh

*
Information: Tùy lựa chọn này đang hiện ra thông báo là dữ liệu bạn nhập vào đã bị sai nhưng lại sẽ được cho phép bạn nhập bình thường.
*

Một số ví dụ như về vận dụng của Data Validation

Ví dụ 1: với cột tài liệu ngày vào hình hình ảnh dưới đây, chúng mình sẽ giới hạn tài liệu nhập vào là dạng Date. Kế tiếp điền ngày tháng tương xứng vào mục Start Date và mục end Date rồi bấm OK.

*

Trong mục input Message và Error Alert chúng ta sẽ điền thông tin như sau:

*
*

Khi đó chúng ta chỉ được nhập dữ liệu thuộc năm 2019 vào trong cột này thôi nhé. Giả dụ nhập tài liệu của năm không giống thì sẽ có thông báo là bị sai.

Ví dụ 2: với cột tài liệu về doanh thu, bọn chúng mình sẽ thiết đặt một khoảng lệch giá cụ thể rất có thể nhập vào. Họ cũng mở vỏ hộp thoại Data Validation lên và lựa chọn Whole Number trong mục Allow. Lúc đó sẽ sở hữu được 2 tùy lựa chọn phụ hiện lên là Minimum (Nhỏ nhất) cùng Maximum (Lớn nhất) thì cũng nhập giá chỉ trị khớp ứng mà họ muốn.

*
*

Các mục input Message và Error Alert thì các chúng ta cũng có thể thiết lập thêm hoặc không các được. Ở đây chúng mình làm lơ Input Message và cấu hình thiết lập trong Error Alert như sau:

*

Khi đó nếu bạn không nhập lệch giá đúng trong tầm đã tùy chỉnh cấu hình thì sẽ sở hữu thông báo hiện nay lên.

Kết luận

Như vậy, chúng mình đã hướng dẫn cho chúng ta về biện pháp dùng Data Validation nhằm xử lý tài liệu đầu vào. Các chúng ta có thể ứng dụng kiến thức của bài viết này vào các bước nhập liệu để chuẩn bị các báo cáo.

Nếu các bạn có nhu cầu được học nhiều hơn nữa về phân tích dữ liệu bằng Excel thì duhoctop.vn reviews cho chúng ta khóa học sau đây:

Hướng dẫn phương pháp lập với phân tích hệ thống report quản trị trên Excel

Khóa học hỗ trợ kiến thức về kiểu cách lập báo cáo quản trị bằng Excel và những cách xử lý dữ liệu nhanh, tác dụng trên ứng dụng này. Xong xuôi khóa học, các các bạn sẽ có thể:

Nắm rõ kiến thức đặc biệt quan trọng về report quản trị.Biết biện pháp phân tích số liệu và thực hiện số liệu công dụng trong Excel.Tư duy đúng về cơ cấu tổ chức dòng tiền, doanh thu, chi phí, lợi nhuận.Thành thành thạo việc reviews quản trị hàng tồn kho và công nợ.Kiểm tra tình trạng của người tiêu dùng bằng các chỉ số so với tài chính.Hiểu biết về cơ cấu tổ chức thu chi tiền mặt, sử dụng tối ưu dòng tài chính và bình an tài chính.Phân tích, hỗ trợ tư vấn các chiến thuật và thừa nhận định xu hướng về thị trường, về đối thủ.

Xem thêm: Cách Chỉnh Full Màn Hình Khi Chơi Game Với Win 10, Hướng Dẫn Chơi Game Full Màn Hình Win 10

Chương trình học tập được xây dừng khoa học, đi từ bỏ cơ bạn dạng đến nâng cao giúp bạn thuận lợi tiếp thu con kiến thức. Đồng thời giảng viên cũng sẽ hỗ trợ tận tâm giúp các bạn giải đáp phần lớn thắc mắc. Hãy đk ngay để không bỏ qua ưu đãi về khoản học phí nhé.