CÁCH QUẢN LÝ OUTLOOK HIỆU QUẢ

     
Difficulty:BeginnerLength:LongLanguages:url-selector#selectionChanged" data-controller="url-selector">EnglishAfrikaansالعربية/عربيDeutschEspañolBahasa IndonesiaMelayuPусскийукраїнська моваTiếng Việt

Vietnamese (Tiếng Việt) translation by Caitlyn cat Tien (you can also view the original English article)

Nếu vỏ hộp thư Microsoft Outlook của người sử dụng lộn xộn và đầy các tin nhắn, thì các bạn sẽ có các cơ hội bỏ lỡ một tin nhắn quan liêu trọng. Là một chủ doanh nghiệp, bỏ dở một bức thư hoàn toàn có thể là thảm họa. Nó tức là mất đi các bước kinh doanh. Với ngay cả khi bạn không cài đặt một doanh nghiệp, không có ai muốn quăng quật sót e-mail quan trọng.

Bạn hoàn toàn có thể tìm hiểu về phương pháp để tổ chức Outlook, do đó nó sẽ kết quả hơn. Microsoft Outlook bao gồm 1 số chế độ mà chúng ta cũng có thể sử dụng để gia công cho vỏ hộp thư của bạn có tổ chức triển khai hơn, nếu bạn biết đề nghị làm gì. Nếu khách hàng chỉ vừa ban đầu với Outlook, hoặc nếu như bạn đang không sử dụng nó, chúng ta cũng có thể sẽ không thực hiện được hết năng lực của nó.Bạn sẽ xem: Cách thống trị outlook hiệu quả

Trong giải đáp này, shop chúng tôi sẽ chỉ cho mình cách làm nuốm nào để tổ chức các email trong outlook của bạn. Cửa hàng chúng tôi sẽ phân tích và lý giải cách thao tác của những thư mục với hạng mục. Shop chúng tôi sẽ đề cập sở qua cách thức Focused Inbox. Cuối cùng, bạn sẽ tìm hiểu về làm cố nào để tổ chức các email vào Outlook bằng cách sử dụng những tính năng tàng trữ Archive và xóa Delete

khám phá những lời khuyên răn và chiến lược hữu ích về tổ chức triển khai email

Trước khi chúng ta đi vào chủ đề về cách tổ chức Outlook, đừng quên đăng ký để nhận phiên bản tin của Tuts+ duhoctop.vn và mua eBook miễn chi phí của bọn chúng tôi: The Ultimate Guide to Inbox Zero Mastery.

Bạn đang xem: Cách quản lý outlook hiệu quả

Ebook này nhắc về các chiến lược và những lời khuyên có lợi để cai quản tất cả các email cho của bạn tác dụng hơn.


*

Bây tiếng hãy tiến lên để mày mò về những thư mục (folder) và các thể một số loại màu (categories) vào MS Outlook

Làm thay nào để tổ chức hộp thư Outlook của khách hàng với những thư mục (Video)

Xem phía dẫn screencast nhanh này để khám phá những điều cơ phiên bản về giải pháp sử dụng những thư mục trong Outlook một biện pháp nhanh chóng:

Hoặc xem đưa ra tiết công việc được viết radưới phía trên để biết thêm thông tin về phong thái làm nỗ lực nào nhằm tổ chức những hộp thư Outlook của bạn.

Những điều bạn nên biết về folder & các thể nhiều loại màu

Nếu bạn có nhu cầu tìm đọc làm nuốm nào để tổ chức những email vào Outlook, bạn cần phải hiểu các thư mục và thể loại màu (category). Đây là hầu như công cụ thiết yếu mà bạn sẽ sử dụng để kiểm soát được vỏ hộp thư của bạn.

Các thư mục Microsoft Outlook 

Các thư mục lộ diện ở phía bên trái của hộp thư của bạn, bên dưới add email của người tiêu dùng (nó cũng rất được gọi là Navigation Pane). Hiện có hai nhiều loại thư mục:

Thư mục khoác định. Các thư mục mang định là folder tiêu chuẩn phần mềm MS Outlook của bạn. Các thư mục mặc định bao hàm Drafts, Sent Mail, Deleted Items, Trash, Spam và vân vân. Một trong những phiên bạn dạng của Outlook cũng có thể có một thư mục Clutter, tuy nhiên nó sắp bị loại bỏ bỏ. Thư mục cá nhân. Đây là rất nhiều thư mục bổ sung cập nhật mà các bạn tạo ra làm cho những thư ưu tiên của bạn. Rất quan trọng để cẩn trọng không không tạo nên ra rất nhiều các folder hoặc chúng ta cũng có thể bị lẫn lộn vì do dự thư mục nào nhằm sử dụng.

Ví dụ về mỗi các loại thư mục, coi phiên bản dành cho máy tính để bàn của hộp thư MS Outlook bên dưới đây:


*

Microsoft Outlook Ribbon xuất hiện thêm phía trên hộp thư của bạn.

Quan trọng: Microsoft có một số phiên bạn dạng hiện tại có sẵn Outlook. Diện mạo trên màn hình hiển thị và tính năng của chúng ta có thể hơi khác tùy thuộc vào phiên bạn dạng mà ai đang sử dụng và thông số kỹ thuật của nó. Phần lớn các hướng dẫn này dựa vào phiên bạn dạng mới duy nhất của Outlook do được cài để lên trên máy tính nhằm bàn của tôi. Tuy nhiên, chúng ta sẽ đánh giá trên Outlook.com để làm nổi bật một trong những tính năng như thế nào đó.

để ý các thư mục tất cả nhãn From My boss của tôi. Đây chưa hẳn là thư mục mang định Default. Rứa vào đó, nó là 1 thư mục cá nhân Personal mà lại tôi đã sản xuất cho ví dụ như này.

Các hạng mục Microsoft Outlook

Bạn rất có thể sử dụng những hạng mục cùng với mã màu sắc cho lá thư của bạn. Ví dụ, bạn cũng có thể gán mã màu đỏ cho những lá thư khẩn cấp, mã màu xanh cho phần đông thư mà chúng ta đã sẵn sàng để thực hiện, hạng mục màu tím để cho các cuộc họp, với .... Bạn sẽ muốn thực hiện nó cho hệ thống của riêng biệt bạn.

Phân một số loại hộp thư của công ty với các màu sắc mã hóa cho những hạng mục có thể chấp nhận được bạn quét qua vỏ hộp thư của công ty một cách hối hả để đưa ra quyết định sẽ làm cái gi với từng tin nhắn.

các bạn sẽ sử dụng hình tượng hạng mục Categorize nhằm tuỳ chỉnh cùng sử dụng các hạng mục. Biểu tượng Categorize xuất hiện tại ở giữa các Ribbon hướng về phía mặt phải:


*

Biểu tượng Categorize cho phép chúng ta làm mã màu cho những lá sản phẩm công nghệ của bạn.

Lưu ý: hình tượng Categorize chỉ dành cho những người dùng thư của Microsoft bằng cách sử dụng một thiết lập email Pop hoặc Exchange. Nếu khách hàng sử dụng một tùy chỉnh thiết lập IMAP tùy chọn này sẽ không khả dụng.

1. Bí quyết sử dụng các thư mục

Các folder trong Outlook khá dễ dàng sử dụng nếu bạn biết đề nghị làm gì. Dưới đấy là một số mọi điều cơ phiên bản để sử dụng những thư mục:

bước 1. Chế tạo ra một thư mục mới New Folder

Để tạo ra một thư mục trong MS Outlook, nhấn vào tab Folder từ thanh Ribbon. Kế tiếp nhấp vào biểu tượng thư mục mới New Folder. Hộp thoại tạo thành thư mục mới Create New Folder đang hiển thị:


*

Sử dụng vỏ hộp thoại sinh sản thư mục mới Create New Folder nhằm thêm thư mục và giữ cho email của bạn có tổ chức.

Nhập tên của thư mục new vào trường Name. Nhấp chuột vào thư mục mà bạn muốn đặt thư mục bắt đầu và nhấp vào OK khi chúng ta đã triển khai xong.

Trong lấy một ví dụ này, tôi đã tạo ra một thư mục có tên là Memos và để nó bên dưới thư mục From My Boss. Dưới đó là cách chuẩn bị xếp các thư mục hiện nay tại:


*

Bạn rất có thể thêm một thư mục phụ bên dưới một thư mục sẵn có.

Bước 2. Đổi thương hiệu một thư mục

Bạn bao gồm thể đổi khác tên của thư mục kia sau khi chúng ta đã tạo ra nó. Lựa chọn thư mục bạn có nhu cầu đổi tên bởi cách nhấp chuột vào nó. Nhấp vào hình tượng đổi tên thư mục Rename Folder vào tab Folder. Các bạn sẽ nhận thấy một hộp xuất hiện xung quanh tên folder đó:


Sử dụng biểu tượng Rename Folder để đổi tên một thư mục sẵn có trong MS Outlook.

Gõ vào tên thư mục mới vào vỏ hộp thư. Khi bạn đã triển khai xong, thừa nhận phím Enter trên keyboard của bạn. Thương hiệu thư mục mới của các bạn sẽ được lưu giữ lại.

Bước 3. Dịch rời một lá thư vào một thư mục

Một khi bạn đã tạo ra ra một vài thư mục, chúng ta đã chuẩn bị sẵn sàng để bước đầu đưa hầu như lá thư vào đó. Trở lại hộp thư chính của khách hàng để xem các lá thư của bạn:


Dưới đó là cách tổ chức triển khai thư trong Outlook bằng phương pháp di chuyển các lá thư vào các thư mục.

Nhấp vào một lá thư để lựa chọn nó với chỉ đơn giản kéo lá thư kia vào thư mục lựa chọn của bạn. Vào ví dụ bên dưới đây, tôi đang kéo email "Project estimates" vào thư mục Memos:


Như chúng ta thấy, lá thư "Project estimates" hiện nay đang sinh sống trong thư mục Memos.

Bước 4. Xóa một thư mục

Thỉnh thoảng chúng ta có thể thấy rằng bạn không còn muốn sư dụng một folder mà chúng ta đã tạo. Khi điều này xảy ra, bạn cũng có thể dễ dàng xoá thư mục đó đi.

Nhấp vào folder mà bạn muốn xóa vào bảng điều hướng Navigation (bên trái) để chọn nó:


Dưới đấy là cách tổ chức những hộp thư e-mail Outlook của bạn bằng cách xoá các thư mục không yêu cầu thiết.

Nhấp vào biểu tượng Delete trong Ribbon. (Trông như vết X.) thư mục đó sẽ bị xoá.

Chú ý: Nếu các bạn xoá một thư mục, bất kỳ lá thư như thế nào trong thư mục đó cũng biến thành bị xóa.

2. Cách sử dụng các thể các loại màu để có tổ chức rộng trong Outlook

họ hãy có một cái nhìn sâu sắc hơn về làm thế nào để tuỳ chỉnh và sử dụng những hạng mục để tổ chức các hộp thư của bạn.

Bước 1. Đổi thương hiệu hạng mục

Theo mang định, những hạng mục đó được lấy tên theo color sắc. Để đổi tên một hạng mục, nhấn vào vào mũi tên phía xuống ngơi nghỉ bên buộc phải của hình tượng Categorize. Từ bỏ trình solo thả xuống chọn All Categories. Vỏ hộp điều khiển Color Categories sẽ xuất hiện:


Bạn rất có thể làm mã màu sắc cho phần đa thư của người tiêu dùng trong Outlook để tổ chức triển khai chúng.

Đặt một dấu vết cạnh màu mà bạn có nhu cầu đổi thương hiệu và nhấp chuột nút Rename. Gõ đè lên tên mặc định của khuôn khổ để đổi tên. Nhấp vào nút OK khi bạn đã thực hiện xong các khuôn khổ đó.

Dưới đấy là một ví dụ về một trong những hạng mục đã có đổi tên:


Đặt tên cho mỗi hạng mục màu để tổ chức hộp thư Outlook của bạn

Các hạnh mục thiết lập riêng của bạn có thể khác nhau.

Bước 2. Xóa một hạng mục

Sau khi chúng ta đã thiết lập cấu hình tất cả những hạng mục của bạn, chúng ta có thể thấy rằng bạn sẽ không sử dụng toàn bộ các khuôn khổ này. Nếu điều này xảy ra, bạn cũng có thể xoá những hạng mục không sử dụng.

Để xoá một hạng mục, nhấn vào tùy chọn All Categories trong trình 1-1 Categories thả xuống loại. Hộp thoại All Categories mở ra:


Bạn hoàn toàn có thể xoá các thể một số loại màu của Outlook mà các bạn không sử dụng.

Nhấp vào hộp tấn công dấu lân cận các color mà bạn có nhu cầu xóa. Trong ví dụ trên, tôi đang xóa hạng mục màu cam vì tôi không thực hiện nó. Nhấp vào nút Delete .

khi 1 lời nhắc xuất hiện thêm yêu ước bạn chứng thực xóa, bấm nút Yes. Khi bạn đã hoàn toàn các biến đổi cho các hạng mục đó, nhấp vào OK. Thể các loại màu cam không hề xuất hiện trên trình đơn Categorize thả xuống và chúng ta không thể gán nó vào một thư email.

Bước 3. Gán một thể loại màu cho một tin nhắn

Một khi chúng ta đã cá thể hoá các thể các loại màu của bạn, bạn đã sẵn sàng để ban đầu gán chúng cho các thư trong vỏ hộp thư của bạn. Để gán một thể các loại màu cho một lá thư, nhấp chuột lá thư đó để lựa chọn nó. Nhấp vào hình tượng Categorize. Trình đơn Categorize thả xuống đang hiển thị:


Sử dụng trình 1-1 Categorize thả xuống nhằm gán các thể nhiều loại màu cho thư điện tử và tổ chức các hộp thư của bạn.

Nhấp vào thể nhiều loại màu mà bạn muốn gán để lá thư đang chọn. Thể các loại màu đó sẽ tiến hành gán cho thư. Các bạn sẽ thấy color của thể các loại màu là một hình vuông ở bên đề nghị tên tín đồ gửi thư trong hộp thư của bạn. Trong nội dung của lá thư đó, nó xuất hiện dưới tên người gửi.

Dưới đó là một lấy ví dụ của một vỏ hộp thư với các thể nhiều loại màu gán cho tất cả các tin nhắn:


Với các thể một số loại màu được gán cho các lá thư của bạn, bạn cũng có thể biết ngay lập tức được phải làm những gì với mỗi email.

Một lá thư bao gồm thể có nhiều hơn một thể loại màu để gán vào. Để gán một thể các loại màu cung ứng cho một lá thư, chọn lá thư đó và bấm vào một thể các loại màu khác trong trình đơn Categorize thả xuống .

Xem thêm: Hướng Dẫn Cách Chèn Số Trang Trong Excel Đơn Giản, Dễ Làm, Đánh Số Trang Trong Excel

bước 4. Làm thế nào để sa thải một thể một số loại màu từ một lá thư hoặc biến hóa nó

Theo thời gian, các thể nhiều loại màu của một lá thư hoàn toàn có thể thay đổi. Bạn cũng có thể loại vứt một thể loại màu xuất phát từ 1 lá thư hoặc chuyển đổi nó. Dưới đây là những vấn đề cần làm.

Để sa thải một thể các loại màu xuất phát từ 1 lá thư, click chuột lá thư trong vỏ hộp thư của bạn để lựa chọn nó. Nhấp vào biểu tượng Categorize. Từ trình đối kháng thả xuống, nhấp vào thể nhiều loại màu mà hiện đang gán cho email để loại trừ nó:


Bạn rất có thể xoá một thể nhiều loại màu được chỉ định xuất phát từ 1 email.

Bạn rất có thể gán một thể nhiều loại màu mới cho thư tự trình solo thả xuống Categorize hoặc không gán màu mang lại nó.

Để sa thải tất cả những thể loại màu cùng một lúc xuất phát từ một thư email có nhiều hơn một thể nhiều loại màu, lựa chọn thư kia và bấm vào tùy chọn Clear All Categories tự trình đối chọi thả xuống Categorize:


Sử dụng tùy lựa chọn Clear All Categories để loại bỏ tất cả những thể loại màu từ 1 email với tương đối nhiều thể các loại màu được gán.

3. Bí quyết sử dụng Focused Inbox

Microsoft đã trong vượt trình trình làng một tính năng vượt trội được hotline là Focused Inbox cho người tiêu dùng Outlook. Bạn đang sẵn có quyền truy vấn vào Focused Inbox tốt không phụ thuộc vào vào phiên bạn dạng Microsoft Office mà nhiều người đang sử dụng.

trường hợp phiên bạn dạng Outlook của chúng ta đang áp dụng thư mục Clutter nhằm phân loại các tin nhắn không quan trọng, thì tính năng đó đã được nhập vào Focused Inbox mới.Thư mục Clutter lúc này của các bạn sẽ trở thành một thư mục thường thì khi hệ thống của khách hàng được cập nhật tính năng Focused Inbox.

Focused Inbox của Microsoft Outlook có phong cách thiết kế để tổ chức các hộp thư của công ty một biện pháp tự động. Lúc nó được kích hoạt, vỏ hộp thư của bạn sẽ được phân thành hai tab

Tab Focused. Các email được thu xếp vào tab này là phần nhiều email quan trọng đặc biệt nhất và yêu cầu vấn đáp nhanh hơn. Tab Other. Email khác được sắp xếp vào tab này để bạn cũng có thể xử lý với khi bạn có thời gian hơn.

hiện tại, tôi chưa kích hoạt tính năng Focused Inbox trên laptop để bàn PC của tôi. Mặc dù nhiên, bây giờ nó gồm sẵn trong vô số phiên bạn dạng Web của MS Outlook. Tác dụng này cũng có thể có trong phiên bạn dạng miễn giá tiền này của Outlook e-mail mà tôi có thể tải về trường đoản cú Outlook.com. Dưới đấy là hình Focused Inbox với tab Focused mở ra:


Outlook.com bao gồm tính năng Focused Inbox đang sẵn có sẵn.

Để gửi sang các tab Other từ tab Focused, chỉ cần bấm vào vào nó:


Nó rất thuận tiện để thay đổi các tab Focused Inbox.

Như chúng ta có thể thấy, trong lấy một ví dụ này tab Focused chứa các thông báo từ Outlook Calendar của tôi trong khi tab Other thì bao hàm các thông báo thành phầm thường ngày ít quan trọng đặc biệt hơn. Tính năng Focused Inbox đưa những thư này vào vào thư mục tương thích một cách tự động mà không cần tôi yêu cầu quyết định.

Outlook.com là 1 trong những dịch vụ email dựa trên nền tảng gốc rễ web miễn giá thành từ Microsoft. Để tham khảo thêm về Outlook.com, hãy xem những hướng dẫn này, chỗ nó được đối chiếu với Gmail:

4. Cách lưu trữ Archive hoặc xóa Delete những thư cũ & lau chùi hộp thư của bạn

Hầu hết bọn họ lưu trữ rất nhiều email, với điều này hoàn toàn có thể làm cho 1 hộp thư bị lộn xộn. Một biện pháp khác để tổ chức hộp thư Outlook của người tiêu dùng là lưu trữ hoặc xóa các thư cũ..

trong những lúc cả tàng trữ và xóa email đều đưa hồ hết lá thư thoát ra khỏi hộp thư đến của bạn, điều đặc biệt là phải hiểu được sự khác biệt:

Archive. gửi một lá thư mang đến một thư mục Archive. Thư mục Archive đó có phong cách thiết kế cho những tin nhắn cũ hơn mà bạn ý định để lại. Khi chúng ta lưu trữ một email, bạn có thể dễ dàng truy xuất nó vào một trong những ngày nào kia trong tương lai. Delete. Chuyển một lá thư vào folder Deleted Items (nó trông y như một thùng rác). Ví như thư mục Deleted Items rỗng, nó rất khó khăn để truy xuất thư. Xóa thường giành riêng cho các email mà chúng ta không hy vọng đợi để sử dụng trong tương lai.

MS Outlook cũng có thể có một điều khoản dọn dẹp Cleanup Tool. Bạn đã có thể gồm được một trong những lá thư, nơi có khá nhiều lá thư trước được sao chép ở phía trên. Chúng ta có thể có một trong những những lá thư trước đây trong vỏ hộp thư Outlook của bạn. Khi chúng ta gán công cụ Cleanup Tool vào một cuộc nói chuyện hoặc một thư mục hoặc thư mục con, vẻ ngoài này sẽ thải trừ những lá thư trùng lặp.

Tuy nhiên khi chúng ta làm điều đó, mọi lá thư vứt đi để giúp cho hộp thư của chúng ta có nhiều bộ nhớ lưu trữ dự trữ trong hộp thư của bạn. Để tổ chức triển khai hộp thư của người tiêu dùng đúng cách , điều đặc biệt quan trọng là để tìm hiểu cách làm vậy nào để thực hiện những nguyên lý này:

Bước 1. Xóa phần lớn lá thư cũ

Nó rất tiện lợi để xóa một e-mail cũ. Chỉ việc đơn giản nhấp vào thư điện tử đó để chọn nó:


Đây là phương pháp tổ chức những hộp thư email Outlook của bạn bằng phương pháp xóa các thư cũ.

Nhấp vào biểu tượng Delete ở thanh Ribbon (nó trông như vệt X). Lá thư đó được chuyển cho tới thư mục Deleted Items.

Để xoá lâu dài một lá thư e-mail của bạn, bấm vào thư mục Deleted Items để mở nó ra. (Nó ở trong Navigation Pane ở bên trái và trông y như một thùng rác). Click chuột lá thư đó một đợt tiếp nhữa để lựa chọn nó. Nhấp vào biểu tượng Delete để xoá vĩnh viễn lá thư vẫn chọn.

Chú ý: Một số tin nhắn bị xóa vĩnh viễn hoàn toàn có thể được phục sinh từ những máy chủ nếu chúng vẫn tồn tại trong thư mục Deleted Items, nhưng bạn có thể sẽ tất yêu phục hồi các email sau khi bạn xóa bỏ nó.

Bước 2. Lưu trữ thư theo phong cách thủ công

Một cách ít thông dụng hơn để di dời những email cũ từ hộp thư của công ty là tàng trữ chúng. Để lưu trữ một email, nhấn vào lá thư để lựa chọn nó. Nhấp vào biểu tượng Archive trong thanh ribbon ở kề bên biểu tượng Delete:


Sử dụng biểu tượng Archive là một trong những cách khác để giữ cho những lá thư cũ tất cả trật trường đoản cú trong hộp thư mang đến của bạn.

Nếu chúng ta không sử dụng chức năng Archive của Outlook trước đó, thì bạn sẽ được đề cập để chế tác một thư mục lưu trữ. Nhấp vào nút Create archive folder. Outlook sẽ tạo ra một thư mục mới có tên Archive và chuyển những email mà chúng ta đã chọn vào đó:


Lưu trữ những email cũ trong thư mục Archive để tổ chức hộp thư của bạn.

Trong tương lai khi bạn lưu trữ một email, nó sẽ bước vào thư mục này.

Bước 3. Cấu hình thiết lập các thông số lưu trữ

Bạn cũng có thể có thể thay đổi cài đặt lưu trữ tự động hóa của MS Outlook. Bấm vào File > Options để mở cửa sổ Outlook Options:


Bạn có thể cấu hình thiết lập Outlook để tự động lưu trữ các tin nhắn.

Nhấp vào tùy chọn Advanced từ Navigation pane bên trái. Tiếp đến nhấp vào nút AutoArchive Settings. Vỏ hộp thoại AutoArchive sẽ xuất hiện:


Sử dụng vỏ hộp thoại AutoArchive để khẳng định các thông số lưu trữ vào Outlook.

Sử dụng hộp lưu lại để chọn những tùy chọn tàng trữ mà bạn có nhu cầu chọn. Nhấp vào OK trên vỏ hộp thoại AutoArchive khi bạn đã triển khai xong. Tiếp đến nhấp vào OK trên cửa sổ Outlook Options.

Bước 4. Sử dụng công thế dọn dẹp Cleanup Tool của Outlook

Những e-mail có xu thế trở thành mọi cuộc đàm thoại hơn. Nếu khách hàng đã tham gia vào một hội thoại e-mail mà chúng ta và người nhận đã trả lời qua lại và tạo nên một loạt những lá thư. Khi chúng ta trả lời một email, vấn đáp của các bạn sẽ xuất hiện nay trên phần nhiều lá thư ban sơ và toàn bộ các thư vấn đáp trước đó. Thật ko may, toàn bộ những lá thư vấn đáp đó sẽ có tác dụng đầy các thư mục của chúng ta - làm cho chính mình khó khăn hơn để tìm thấy phần đông lá thư mà các bạn cần.

Outlook gồm một phương án với giải pháp dọn dẹp Cleanup Tool này. Lao lý này bóc tách ra những lá thư dư thừa, vị vậy nó đào thải những lá thư trước đó không bao hàm những thư trả lời mới nhất. Bạn sẽ không mất đi ngẫu nhiên thông tin nào, cũng chính vì tất cả các tin nhắn trước của doanh nghiệp đã được bao hàm trong lá thư new nhất.

Chúng ta hãy coi nó vận động như vậy nào nhé. Vào thư mục From My boss dưới đây, tôi bao gồm hai thư của và một cuộc nói chuyện cùng. Thư đầu tiên có loại chủ đề "New Work." Lá thư sau bao gồm dòng chủ thể "Re: RE: RE: New Work:"


Trả lời những lá thư này có thể làm đầy hộp thư Outlook của bạn.

Bạn hoàn toàn có thể sử dụng công cụ Cleanup Tool để dọn sạch một cuộc trò chuyện, thư mục, hoặc một thư mục với thư mục con. Trong trường hòa hợp này, cửa hàng chúng tôi sẽ áp dụng nó để triển khai sạch folder From My Boss.

Nhấp vào folder để chọn nó. Nhấp vào mũi thương hiệu xuống bên trên biểu tượng Cleanup Tool. (It"s bên trên tab Home ở phía bên trái của biểu tượng Delete.) bạn sẽ thấy trình solo thả xuống Cleanup:


Chọn tùy chọn Clean Up Folder để chuyển đầy đủ lá thư dư thừa vào một trong những thư mục.

Chọn tùy chọn Clean Up Folder trên trình solo thả xuống. Một hộp đề cập sẽ lộ diện cảnh báo với các bạn rằng gần như lá thư dư thừa sẽ ảnh hưởng xóa. Nhấp vào nút Clean Up Folder trong hộp nhắc. Thư nơi bắt đầu được xóa bỏ :


Loại bỏ thư dư thừa hoàn toàn có thể sắp xếp vỏ hộp thư Outlook của bạn.

Thư gốc sẽ ảnh hưởng xóa bởi vì nó là dư quá với lá thư mới nhất. Đây là tính năng đặc trưng hữu ích nếu bạn đã có rất nhiều cuộc hội thoại email trong vỏ hộp thư cho của bạn.

Lưu ý: Những thông điệp thư điện tử chứa một yếu hèn tố không giống nhau-có lẽ là một trong những thư vấn đáp từ bạn nhận khác biệt hoặc một tệp đi cùng — sẽ không biến thành xóa cũng chính vì chúng không đáp ứng nhu cầu được yêu ước là trở buộc phải dư thừa.

5. Tổ chức các Email của người tiêu dùng với sự làm chủ hộp thư đến tốt hơn 

Bạn ít có chức năng để bao gồm một vỏ hộp thư mang lại lộn xộn trong MS Outlook nếu bạn đang thực hiện làm chủ email tốt. Tìm hiểu về làm vắt nào để bớt lộn xộn trong hộp thư thư điện tử đến của chúng ta với eBook miễn mức giá của bọn chúng tôi:


Kết luận

Bây giờ mà các bạn đã học tập được cách tổ chức Outlook bằng các thư mục, vỏ hộp thư email của khách hàng nên gọn gàng hơn. Bạn đã và đang học được những điều cơ phiên bản về sử dụng các thể các loại màu của Microsoft Outlook với hiểu tầm đặc biệt quan trọng của tàng trữ hoặc xóa các thư cũ.

Xem thêm: Hướng Dẫn Cách Chuyển Tiền Từ Viettel Sang Mobifone, Chuyển Tiền Từ Viettel Sang Mobi

Là một fan kinh doanh, các bạn sẽ đánh giá bán cao kĩ năng sử dụng hộp thư Outlook của công ty một cách kết quả hơn vày nó gồm tổ chức. Hơn không còn là, bạn sẽ không phải lo ngại về việc bỏ dở một email quan trọng.