Cách Mở File Archive Trong Outlook

     

Bài viết này sẽ giải thích cách giữ trữ e-mail trong Outlook 2013, 2010 và những phiên bạn dạng khác của Outlook. Bạn sẽ học cách thông số kỹ thuật từng folder với cài đặt lưu trữ tự động hoặc áp dụng các cài đặt tương từ bỏ cho tất cả các thư mục, cách tàng trữ trong Outlook bằng tay thủ công và phương pháp tạo thư mục lưu trữ nếu nó không lộ diện tự động.

Bạn đang xem: Cách mở file archive trong outlook

Nếu hộp thư của doanh nghiệp quá các dữ liệu, thì đó chính vì sao để lưu trữ thư điện tử cũ, nhiệm vụ, chú thích và các mục khác để giữ Outlook của bạn vận động nhanh chóng với sạch sẽ. Đó cũng chính là lúc tính năng tàng trữ của Outlook ra đời. Nó có sẵn trong toàn bộ các phiên bạn dạng của Outlook 2016, Outlook 2013, Outlook 2010, Outlook 2007 và những phiên bản trước đó. Bài viết này, Excel Online vẫn dạy cho chính mình cách giữ trữ e-mail và những mục khác trong các phiên bạn dạng khác nhau một cách tự động và thủ công.


Xem nhanh


Lưu trữ vào Outlook là gì?Thời gian hết hạn sử dung mặc định của tính năng tự động lưu trữ vào OutlookTắt tính năng tự động lưu trữ vào Outlook

Lưu trữ trong Outlook là gì?

Lưu trữ Outlook (và tự động hóa lưu trữ) dịch chuyển các email, quá trình và định kỳ cũ sang thư mục lưu lại trữ, được lưu giữ trữ ở chỗ khác trên ổ cứng của bạn. Về mặt kỹ thuật, việc lưu trữ sẽ chuyển những mục cũ trường đoản cú tệp .pst chính vào một tệp archive.pst đơn nhất mà chúng ta có thể mở từ bỏ Outlook bất kể lúc nào bạn cần. Nhờ vào vậy, kích cỡ Outlook sẽ giảm xuống và bao gồm thêm nhiều phần trống bên trên ổ C: (nếu chúng ta chọn tàng trữ tệp giữ trữ chỗ nào đó).

Tùy ở trong vào cách bạn định cấu hình nó, Outlook Archive rất có thể thực hiện một trong những nhiệm vụ sau:

Di chuyển e-mail và những mục không giống từ thư mục hiện tại của họ vào thư mục giữ trữ.

Xóa vĩnh viễn các email cũ và các mục khác ngay trong lúc chúng đang vượt qua thời kỳ tàng trữ cài đặt.

5 điều cần phải biết về Outlook Archive:

Để tránh nhầm lẫn và để kiêng những thắc mắc như “Tại sao tôi lưu lại trữ tự động hóa trong Outlook của mình không hoạt động?” và “Email tàng trữ của tôi chỗ nào trong Outlook?” Hãy nhớ phần đông điều dễ dàng và đơn giản sau.Đối với phần lớn các nhiều loại tài khoản, Microsoft Outlook giữ toàn bộ email, danh bạ, cuộc hẹn, trách nhiệm và ghi chú trong một tệp .pst được hotline là tệp tin Outlook. PST là một số loại tập tin duy nhất hoàn toàn có thể được lưu trữ. Ngay khi một mục cũ được di chuyển từ tệp .pst thiết yếu vào tệp archive.pst, tệp này sẽ được hiển thị trong thư mục Outlook Archive folder và không còn tồn tại trong thư mục nơi bắt đầu nữa.Lưu trữ không giống như xuất tệp tin. Xuất các bạn dạng sao các mục cội sang tệp xuất, dẫu vậy không xóa chúng khỏi thư mục hiện tại, cũng chưa hẳn từ tệp .pst chính.Một tập tin lưu trữ không y hệt như sao giữ Outlook. Nếu bạn muốn sao lưu các mục đã tàng trữ của mình, các bạn sẽ phải tạo ra một phiên bản sao tệp archive.pst và lưu trữ nó ở 1 vị trí an toàn, ví dụ: Dropbox hoặc One Drive.Địa chỉ contact không được tự động lưu trữ trong bất kỳ phiên bạn dạng Outlook nào. Mặc dù nhiên, bạn cũng có thể lưu trữ thư mục Danh bạ theo cách thủ công.

Nếu bạn tài năng khoản Outlook Exchange với vỏ hộp thư lưu trữ trực tuyến, tàng trữ trong Outlook sẽ bị vô hiệu.


*
Thư mục tàng trữ sẽ hiển thị ngay lập tức trong danh sách các thư mục:

*

Khi thư mục Archive sinh sống đó, bạn có thể tìm cùng mở những mục đã lưu trữ của công ty như thường xuyên lệ. Để kiếm tìm kiếm trong kho tàng trữ Outlook, nên lựa chọn thư mục Archive vào thanh Điều hướng cùng gõ văn phiên bản tìm kiếm của chúng ta vào hộp Tìm kiếm cấp tốc (Instant Search).

*

Để xóa folder Archive khỏi danh sách thư mục của bạn, bấm vào phải vào nó, tiếp nối bấm Đóng Archive. Đừng lo bởi vì nó đã chỉ sa thải thư mục Archive từ bỏ thanh Điều hướng, nhưng sẽ không còn xóa những tập tin lưu trữ thực tế. Các bạn sẽ có thể khôi phục lại folder Archive trong Outlook của mình bất cứ lúc nào bạn cần bằng phương pháp thực hiện các bước trên.

Tắt tính năng tự động hóa lưu trữ trong Outlook

Để tắt tính năng auto lưu trữ, mở vỏ hộp thoại AutoArchive Settings, và vứt chọn hộp Run AutoArchive từng N ngày.

Cách tàng trữ trong Outlook thủ công (email, lịch, nhiệm vụ và các thư mục khác)

Nếu các bạn không muốn tàng trữ tự động, bạn có thể lưu trữ e-mail và những mục khác theo cách thủ công bằng tay bất cứ khi nào bạn muốn. Bằng cách này, bạn cũng có thể kiểm soát các hơn đối với những mục buộc phải lưu giữ và mục nào để dịch chuyển đến kho lưu trữ, nơi tàng trữ tệp lưu giữ trữ, v.v …

Hãy lưu ý rằng không giống như tính năng auto lưu trữ của Outlook (Outlook AutoArchive) , lưu trữ thủ công bằng tay là một quá trình một lần, và các bạn sẽ cần lặp lại công việc dưới đây mỗi khi bạn có nhu cầu di chuyển các mục cũ vào kho giữ trữ.

Trong Outlook 2016, tiếp cận tab Tệp rồi nhấp vào ools > Clean up old items.Trong Outlook 2010 với Outlook 2013, hãy nhấp vào tệp tin > Cleanup Tool > Archive…
*

Nếu bạn có nhu cầu lưu trữ tất cả email, lịch cùng công việc, hãy chọn thư mục gốc trong hộp thư Outlook của bạn, tức là thư mục sống đầu list thư mục của bạn. Theo mang định, từ bỏ phiên bạn dạng Outlook 2010 trở đi, thư mục gốc được hiển thị bên dưới dạng add email của người sử dụng (tôi đã thay tên tôi thành Svetlana như diễn đạt trong hình ảnh chụp screen dưới đây):

*

Và sau đó, tùy chỉnh cấu hình một vài thiết đặt như sau:

Trong Mục lưu lại trữ những mục cũ hơn( Archive items older than) , nhập ngày hướng dẫn và chỉ định độ cũ của một mục trước lúc nó rất có thể được dịch chuyển đến thư mục lưu lại trữ.Nhấp vào nút Duyệt (Browse) nếu bạn muốn thay đổi địa chỉ mặc định của tệp lưu giữ trữ.Nếu bạn có nhu cầu lưu trữ các mục bị loại trừ khỏi lưu trữ tự động, nên lựa chọn mục bao hàm các hộp kiểm “Không tàng trữ tự động” (Include items with “Do not AutoArchive”)

Cuối cùng, lựa chọn OK, và Outlook sẽ bắt đầu tạo một kho tàng trữ ngay lập tức. Tức thì sau khi quy trình hoàn tất, thư mục lưu trữ sẽ lộ diện trong Outlook của bạn.

Lưu ý: 

Để tàng trữ một vài ba thư mục bởi các cài đặt khác nhau, ví dụ: Giữ các mục trong folder Đã gửi của người tiêu dùng lâu hơn trong thư mục bạn dạng nháp, lặp lại các bước trên cho từng thư mục biệt lập và lưu tất cả các thư mục vào và một tệp archive.pst. Nếu bạn chọn chế tạo một vài ba tệp tin lưu trữ khác nhau, mỗi tệp vẫn thêm thư mục lưu trữ riêng vào list thư mục của bạn.Outlook Archive bảo trì cấu trúc thư mục hiện nay có. Ví dụ: nếu bạn chọn tàng trữ chỉ một thư mục, và thư mục đó gồm thư mục gốc, một thư mục gốc rỗng sẽ tiến hành tạo vào kho lưu giữ trữ.

Các tệp tàng trữ Outlook Archive lưu giữ ở đâu?Như vẫn biết, tàng trữ Outlook là một trong loại tập tin tệp tin Outlook Data (.pst). Tệp archive.pst được auto tạo khi giữ trữ tự động lần đầu tiên chạy hoặc khi bạn lưu trữ thư điện tử theo bí quyết thủ công.Vị trí tệp lưu trữ nhờ vào vào hệ điều hành và quản lý được cài bỏ lên máy tính của bạn. Trừ khi bạn chuyển đổi vị trí mặc định lúc cấu hình thiết đặt lưu trữ, chúng ta có thể tìm tệp tàng trữ ở giữa những nơi sau:

Đối với những phiên bạn dạng Outlook 2010, Outlook 2013 cùng Outlook 2016Vista, Windows 7, 8, and 10  C:Users\DocumentsOutlook Filesarchive.pstWindows XP C:Documents & Settings\Local SettingsApplication DataMicrosoftOutlookarchive.pstĐối với những phiên bạn dạng từ Outlook 2007 trở về trướcVistaWindows 7 C:Users\AppDataLocalMicrosoftOutlookarchive.pstWindows XP C:Documents và Settings\Local SettingsApplication DataMicrosoftOutlookarchive.pst

Lưu ý. Dữ liệu ứng dụng cùng AppData là những thư mục ẩn. Để hiển thị chúng, vào Control Panel> thư mục Options, gửi sang tab View, và lựa chọn Show hidden files, folders, or drives dưới Hidden files and folders.

Cách tìm địa điểm tệp tàng trữ trên trang bị của bạn

Nếu chúng ta không thể kiếm tìm thấy tệp .pst tệp tàng trữ ở bất kỳ vị trí như thế nào ở trên, rất hoàn toàn có thể bạn đã chọn tàng trữ ở vị trí khác lúc định cấu hình setup lưu trữ trường đoản cú động.

Dưới đó là một cách lập cập để xác định đúng mực vị trí tàng trữ Outlook của bạn: nhấp chuột phải vào thư mục tàng trữ trong danh sách thư mục, kế tiếp chọn Open file Location. Thao tác làm việc này đã ngay lập tức mở thư mục tàng trữ tệp .pst đã tàng trữ của bạn.

*

Nếu bạn đã tạo nên một vài tệp tin tàng trữ khác nhau, bạn có thể xem toàn bộ các địa điểm trong nháy mắt theo cách sau:

Nhấp vào tệp tin > account Settings > tài khoản Settings.Trong hộp thoại account Settings, chuyển sang tab Data FilesTrong số những tệp khác, bạn sẽ thấy vị trí hiện tại của tệp archive.pst (hoặc bất kỳ tên như thế nào bạn cung ứng cho tệp lưu trữ của bạn).Để cho tới thư mục đựng một tệp lưu trữ nào đó, nên lựa chọn tệp tin ước muốn và nhấp vào mở cửa File Location.

*

Một vài mẹo và thủ thuật tronng tàng trữ Outlook

Ở phần trên, bọn họ đã nhắc đến những điều cần thiết của Outlook Archive. Còn giờ đồng hồ là thời điểm để tò mò những mẹo nhỏ khác.

Cách đổi khác vị trí hiện gồm của tệp lưu trữ Outlook của bạn

Nếu vì tại sao nào đó bạn cần phải di gửi vị trí tàng trữ hiện trên của Outlook, chỉ cần di gửi tệp .pst đang lưu trữ vào trong 1 thư mục mới sẽ khởi tạo tệp tin archive.pst bắt đầu được tạo tại vị trí mặc định vào lần tiếp theo khi Outlook AutoArchive của người sử dụng chạy.

Để dịch rời thư mục tàng trữ của Outlook hãy triển khai theo quá trình sau.

Tắt tàng trữ trong Outlook

Để ngắt liên kết thư mục tàng trữ Outlook, hãy nhấp chuột phải vào thư mục tàng trữ gốc trong danh sách thư mục với nhấp vào Close Archive.

*
Mẹo. Nếu như thư mục Kho tàng trữ không mở ra trong danh sách thư mục của bạn, chúng ta cũng có thể tìm vị trí của nó qua File> trương mục Settings> tài khoản Settings> Data Files tab, lựa chọn tập tin .pst đang được lưu trữ và nhấp vào nút Xoá Remove. Làm việc này vẫn chỉ ngắt kết nối kho tàng trữ khỏi Outlook của bạn, nhưng sẽ không còn xóa tệp .pst đã lưu trữ.

Xem thêm: Cách Xem Bản Đồ Quy Hoạch - 4 Cách Kiểm Tra Quy Hoạch Nhà Đất Hiện Nay

Di chuyển tệp tàng trữ đến vị trí bạn muốn.

Đóng Outlook, duyệt mang đến vị trí của tệp .pst sẽ lưu trữ của công ty và sao chép nó vào thư mục chúng ta chọn. Lúc kho tàng trữ Outlook của công ty được sao chép, chúng ta có thể xóa tệp gốc. Mặc dù, một cách an toàn hơn đang được đổi tên nó thành kho-old.pst và giữ cho tới khi các bạn đã chắc hẳn rằng rằng những tập tin sao chép đang làm việc.

Kết nối lại tệp archive.pst đã làm được di chuyển

Để liên kết lại tệp lưu lại trữ, mở Outlook, nhấp vào Tệp> Mở> Outlook Data File…, ưng chuẩn tới vị trí new của tệp lưu trữ của bạn, chọn tệp và nhấp vào OK để kết nối. Thư mục Kho tàng trữ sẽ ngay lập tức hiển thị trong danh sách những thư mục của bạn.

Thay đổi cài đặt Outlook auto Archive của bạn

Cuối thuộc là sửa đổi cài đặt đặt tự động lưu trữ để giờ Outlook sẽ dịch chuyển các mục cũ lịch sự vị trí bắt đầu của tệp .pst đang được lưu trữ của bạn. Nếu không, Outlook sẽ tạo một tệp archive.pst khác ở chỗ ban đầu.

Để triển khai việc này, hãy nhấp vào tệp tin > Options > Advanced > AutoArchive Settings… hãy chắc chắn rằng rằng các bạn đã chọn lựa chọn Move old items to, nhấp vào nút DBrowse với trỏ đến vị trí các bạn đã lưu giữ tệp tàng trữ Outlook.

Cách xóa thư mục đã xóa và thư điện tử rác tự động

Để tự động hóa xóa các mục cũ khỏi những thư mục Deleted Items cùng Junk E-mail, hãy đặt Outlook AutoArchive chạy từng vài ngày với sau đó cài đặt cho các thư mục trên:

Nhấp chuột đề xuất vào folder Deleted Items thư mục và nhấp vào Properties > AutoArchive.Chọn thư mục lưu trữ thư mục này bằng cách sử dụng các thiết lập này và lựa chọn số ngày bạn có nhu cầu để làm sạch các mục cũ hơn.Chọn Xóa vĩnh viễn mục cũ với nhấp vào OK.

*

Lặp lại các bước trên so với thư mục Junk Email

Chú thích. các mục cũ hơn đang bị xóa sổ các thư mục Rác cùng Xóa các mục trong lần chạy tự động hóa tiếp theo. Ví dụ nếu như khách hàng đã cài đặt auto lưu trữ để chạy từng 14 ngày, các thư mục sẽ được gia công sạch ra mỗi 2 tuần một lần. Nếu bạn muốn xoá những email rác thường xuyên hơn, hãy đặt một khoảng thời hạn ít hơn so với tính năng auto tự động tàng trữ của Outlook.

Cách lưu lại trữ thư điện tử theo ngày nhận

Cài để mặc định của Outlook AutoArchive xác minh tuổi thọ của thư mục ngày nhận / ngày xong hoặc sửa đổi, tùy vào thời điểm nào muộn hơn. Nói cách khác thì, nếu sau thời điểm nhận được một e-mail hoặc lưu lại một quá trình hoàn thành, các bạn thực hiện bất kỳ thay đổi cho một mục (ví dụ như nhập tốt xuất tệp tin, chỉnh sửa, sao chép, lưu lại là đã đọc hoặc không đọc), ngày sửa thay đổi cũng sẽ biến đổi và mục đã đó cũng không được chuyển mang đến thư mục vẫn lưu cho tới khi tuổi lâu của bọn chúng kết thúc.

Nếu bạn muốn Outlook bỏ lỡ ngày sửa đổi, chúng ta cũng có thể cài đặt tàng trữ theo những ngày sau:

Emails – ngày nhậnLịch- lịch các cuộc họp, sự khiếu nại hoặc buổi gặp mặt gỡCông việc – ngày hoàn thànhGhi chú – ngày sửa đổi cuối cùngNhật ký hành trình – ngày tạo thành lập

Ghi chú. Giải pháp này yêu cầu thay đổi đăng cam kết trước đó, bởi vậy lời khuyên răn là hãy thực hiện nó rất cẩn trọng vì những sự việc nghiêm trọng hoàn toàn có thể xảy ra ví như sửa thay đổi không thiết yếu xác. Để cẩn thận, hãy lưu giữ sao lưu lại đăng ký trước lúc sửa đổi nó. Giả dụ bạn thao tác làm việc trong môi trường doanh nghiệp, xuất sắc hơn là chúng ta nên để quản ngại trị viên của công ty làm bài toán này để đảm bảo an toàn an toàn.

Đối với người mới sử dụng, hãy soát sổ phiên phiên bản Outlook của bạn. Nếu bạn đang thực hiện Outlook 2010, hãy chắc chắn thiết lập hotfix tháng bốn năm 2011 mang đến Outlook 2010 và người dùng Outlook 2007 cần phải cài đặt phiên bản hotfix tháng 12 năm 2010. Outlook 2013 với Outlook năm nhâm thìn không yêu mong bất kỳ bản cập nhật bổ sung cập nhật nào.

Còn bây giờ, hãy làm theo các bước dưới đây để tạo nên đối số đk rchiveIgnoreLastModifiedTime:

Để mở, bấm Start> Run, gõ regedit trong vỏ hộp tìm kiếm, cùng nhấn OK.Tìm và lựa chọn khoá đk sau:HKEY_CURRENT_USER Software Microsoft Office Outlook PreferencesVí dụ: vào Outlook 2013, kia là:HKEY_CURRENT_USER Software Microsoft Office 15.0 Outlook PreferencesTrên menu Edit, trỏ loài chuột vào New, chọn Giá trị DWORD (32 bit), nhập tên của chính nó là ArchiveIgnoreLastModifiedTime với nhấn Enter. Tác dụng thu được như sau:

*

Nhấp chuột buộc phải vào giá trị mới được tạo thành ArchiveIgnoreLastModifiedTime, bấm Edit, gõ 1 trong các Dữ liệu quý hiếm hộp, và sau đó bấm OK.Đóng Registry Editor, cùng khởi cồn lại Outlook để những đổi khác có hiệu lực. Vậy là xong!

Tính năng tự động hóa lưu trữ của Outlook không vận động – vì sao và cách khắc phục

Nếu tàng trữ trong Outlook hoặc tự động lưu trữ không vận động như hy vọng đợi hoặc bạn gặp mặt sự nỗ lực khi tìm các email tàng trữ trong Outlook, những mẹo khắc phục sự thế sau đây hoàn toàn có thể giúp bạn khẳng định nguồn của việc cố.

Tuỳ chọn lưu trữ và Tự giữ trữ không tồn tại trong Outlook

Có nhiều tài năng bạn đang áp dụng hộp thư Exchange vps hoặc tổ chức của người tiêu dùng có cơ chế lưu duy trì thư nhằm ghi đè lên trên tính năng auto lưu trữ của Outlook, Ví dụ: cai quản trị viên của bạn đã vô hiệu hóa chúng để làm Group Policy. Vào trường phù hợp này, hãy kiểm tra cụ thể với quản ngại trị viên hệ thống của bạn.

Tự động lưu trữ được định thông số kỹ thuật nhưng không chạy

Nếu tất cả Lưu trữ tự động Tự hễ của Outlook đã kết thúc hoạt động, hãy mở thiết lập đặt auto lưu trữ và bảo đảm an toàn chọn hộp kiểm Chạy tự động hóa lưu trữ từng N ngày.

Một mục cụ thể không bao giờ được lưu lại trữ

Có hai lý do thường xuyên cho một mục cố định được thải trừ khỏi tàng trữ tự động:

Ngày sửa thay đổi của mục là ngày bắt đầu hơn ngày cấu hình thiết lập để lưu lại trữ. Xem thêm cách khắc phục và hạn chế tại biện pháp lưu trữ các mục theo ngày nhận ra hoặc sẽ hoàn thành.

Thuộc tính Không giữ trữ tự động hóa mục này được chọn cho một mục tốt nhất định. Để kiểm tra, mở mục vào một hành lang cửa số mới, nhấp vào tệp tin > Properties, cùng bỏ lựa chọn này.

Bạn cũng có thể thêm trường Không tự động hóa Phục hồi vào chế độ xem Outlook của người sử dụng để đã có được tổng quan tiền về các mục nhưng mà tùy lựa chọn này được chọn.

Thư mục tàng trữ bị thiếu hụt trong Outlook

Nếu thư mục Kho lưu trữ không lộ diện trong list thư mục, hãy mở tải đặt auto lưu trữ với xác minh rằng tùy lựa chọn Hiển thị kho tàng trữ trong danh sách thư mục đã có chọn. Giả dụ thư mục lưu trữ vẫn không hiển thị, hãy mở tệp tài liệu Outlook theo cách thủ công, như được giải thích ở đây.

Tệp archive.pst bị lỗi hoặc bị hỏng

Khi tệp archive.pst bị hỏng, Outlook quan trọng di chuyển ngẫu nhiên mục bắt đầu nào vào nó. Vào trường vừa lòng này, đóng Outlook và áp dụng Công cụ sửa chữa thay thế Hộp thư cho (scanpst.exe) để thay thế tệp .pst đã tàng trữ của bạn. Ví như nó không hoạt động, chiến thuật duy tuyệt nhất là tạo thành một kho lưu trữ mới.

Hộp thư Outlook hoặc tệp lưu trữ có size tối đa

Một tệp tin archive.pst hoặc .pst không hề thiếu cũng rất có thể ngăn quán triệt Outlook Archive hoạt động.

Nếu tệp archive.pst đã chiếm lĩnh đến giới hạn, hãy dọn sạch sẽ nó bằng phương pháp xóa những mục cũ hoặc sản xuất tệp tàng trữ mới.

Nếu tệp tin .pst chính đã đoạt đến giới hạn, thử xóa một trong những mục cũ thủ công hoặc nhằm trống folder Deleted Items hoặc di chuyển một số mục vào kho lưu trữ của bạn bằng tay hoặc yêu cầu quản trị viên trong thời điểm tạm thời tăng size hộp thư của khách hàng và kế tiếp Chạy auto lưu trữ hoặc lưu giữ trữ những mục cũ thủ công.

Xem thêm: Giải Bài 3 Trang 11 Sgk Toán Lớp 5 Trang 11 Bài 3, Bài 3 Trang 11 Toán Lớp 5

Giới hạn mặc định cho những tệp .pst là trăng tròn GB vào Outlook 2007 với 50 GB trong Outlook 2010, Outlook 2013 và Outlook 2016.

Hy vọng bài viết đã giúp cho bạn hiểu rõ hơn về phong thái lưu trữ email trong Outlook. Cảm ơn bạn đã đọc và hẹn gặp mặt lại bạn ở bài viết tới của shop chúng tôi vào tuần sau!